Rahmen-Betriebsvereinbarung

Das Tempo der Digitalisierung nimmt permanent zu. Die dadurch entstehende Komplexität der Systeme erhöht die Informations- und Regelungsdichte. Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretungen brauchen gemeinsame Leitlinien zum Informationsumfang und dem Umgang mit der Mitbestimmung. Mit klassischen Betriebsvereinbarungen ist dies nicht zu bewältigen.

Durch eine Rahmenvereinbarung kann der Grundstein gelegt werden, einen verschlankten Mitbestimmungsprozess zu implementieren und Neuregelungen durch Einzelvereinbarungen zu gestalten. So müsst ihr nicht jede Software neu verhandeln.

Mindestinhalte der Rahmenvereinbarung

• Erfassung der Hardware und Anwendungen
• Erfassung personenbezogener Daten
• Auswertung personenbezogener Daten
• Zugriffsberechtigungen
• Schnittstellen
• Auftragsverarbeitung
• Qualifizierung
• Leistungs- und Verhaltenskontrolle
• Beweisverwertungsverbot
• Rechte der Beschäftigten und des BR/PR
• Drittwirkung

Einzelvereinbarung

• Abschließende Liste der zulässigen Datenfelder
• Abschließende Liste der zulässigen Auswertungen incl. Empfänger
• Abschließende Liste der zulässigen Module (bei Anwendungen)
• Abschließende Liste der zulässigen Funktionen (bei technischen Anlagen)
• Zugriffsberechtigungen

Die Regelung von KI benötigt eine eigene Vereinbarung, in der die Grundregeln für den Einsatz im Unternehmen definiert werden. Sinnvoll wäre eine paritätische Kommission, die sich ausschließlich mit diesem Thema beschäftigt.

Beispielformulierungen

Reichweite

Alle zum Einsatz kommenden technischen Einrichtungen und Anwendungen mit denen personenbezogene Daten der Mitarbeiter erhoben, verarbeitet und/oder ausgewertet werden können bedürfen einer Einzelbetriebsvereinbarung. Abweichende Regelungen in Einzelbetriebsvereinbarungen gehen den Regelungen dieser Vereinbarung vor.

Die Einzelbetriebsvereinbarungen (Anlagen) sind unabhängig von der vorliegenden Betriebsvereinbarung unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften des BetrVG einzeln kündbar.

Zulässige Funktionen

In den Anhängen der Einzelbetriebsvereinbarungen zu jeweils zum Einsatz kommenden technischen Einrichtungen werden die zulässigen Funktionen abschließend aufgeführt, die von den Benutzern genutzt werden können.

Neue Funktionen werden nach Zustimmung des Betriebsrats bereitgestellt und genutzt. Die entsprechenden Anhänge werden fortgeschrieben.

Datenkatalog:

In den Anhängen der Einzelbetriebsvereinbarungen zu jeweils zum Einsatz kommenden Anwendungen und Verfahren werden die Datenfelder der personenbezogenen Daten abschließend aufgeführt, die erhoben, verarbeitet oder genutzt werden (Datenkataloge). Die Beschreibung ist wie folgt zu gliedern:

• Feldname mit Erläuterung
• Datentyp
• Länge
• Muss-/ Kannfeld
• Zweck der Speicherung
• Dauer der Speicherung
• Falls abweichend: Dauer der Nutzung

Neue Datenfelder mit personenbezogenen Daten werden nach Zustimmung des Betriebsrats in den Anwendungen zur Nutzung freigegeben und genutzt. Die entsprechenden Anhänge werden fortgeschrieben.

Die Datenkataloge werden regelmäßig gemeinsam daraufhin überprüft, ob die aufgeführten Datenfelder noch erforderlich sind. Nicht mehr erforderliche Datenfelder sind zu löschen oder zu sperren und aus den Katalogen zu entfernen.

Rechte des BR

Werden individuell änderbare Auswertungswerkzeuge und/oder Anwendungen für personen-bezogene Daten selbst oder im Auftrag erstellt (z.B. Excel-Tabellen), erhält der Betriebsrat das zugehörige Verarbeitungsverzeichnis und die jeweils aktuelle Version in einer nutzbaren elektronischen Form (z.B. als Excel-Datei). Der Betriebsrat erhält alle erstellten Auswertungen personenbezogener Daten als Musterauswertung in lesbarer elektronischer Form. Ausgenommen sind hiervon lediglich Auswertungen aufgrund gesetzlicher Vorschriften.

Der Betriebsrat erhält Einsicht in sämtliche Systemänderungsprotokolle, Schnittstellendateien, System- und Anwendungsunterlagen.